確定日期


確定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一時刻很重要。專業公關公司一般是鎖定目標公眾開始的，即首先考察一下目標公眾哪一時間是最容易獲知某新聞消息的時間、什么方法最好？


星期一一般不好，記者往往忙于檢查上周工作；周五也不宜選，因為很多的人正考慮著如何過周末，他們當然不愿傻坐在那里提問或單獨訪問。周二——周四通常較合適。此外，要確認不會有其他更重要的新聞，避開突發性事件，如地震、龍卷風等。


在某一天的幾點鐘開始是最困難的一件事。早飯、晚飯的截稿時間不同。早報記者參加，新聞發布會應在中午、下午；如要在當天晚飯或電視晚間新聞報道中，最好安排在上午9：30或10：00——10：30。切忌只為公司自己考慮而忽略為記者提供方便。

邀請


永遠不要用電話邀請。帶有公司標志的要求信函表明新聞發布會是很正規的。信件中最好不注明會議聯系人的全名和個人電話。專業公關公司認為這是為了不讓記者作提前采訪或提前得到新聞發布會的細節。否則，如他們提前透露了一些消息，就會傷害其他記者。


如果媒體離公司不遠，就親手送去。注意不要送得太早，以至于邀請信埋沒于文件堆里，但也應給對方留出反映的時間。可以即使電話詢問信件是否如期送達，對方是否與會等。


還應指出，在填寫新聞發布會邀請函時應考慮一下誰會對本次新聞發布會內容感興趣。例如，新聞只對商業報刊記者有價值，那就只邀請這些人；如是醫療新聞，那就邀請醫療報刊、電視臺醫療節目的記者。當然，那些長期報道公司發展的記者要一并邀請。如拿不準，就先向報刊編輯或電視臺發信詢問。

新聞通稿與背景材料


每次發布會都應提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會議涉及的問題之外挖掘新聞事件、擴大報道范圍。新聞通稿最好提前發給記者，這意味著當記者一來簽到時就能拿到它，這樣就可以一邊聽一邊翻看。專業公關公司建議客戶不必擔心記者在聽講時只瀏覽到材料的標題——因為專業記者已習慣于邊搜索信息邊聽講。不過，材料要設計得便于快速閱讀，勿要冗長拖沓。公司還有想到提供聲像資料給記者。為此，要確保有專業攝影師在場。

背景材料一般應包括以下內容：

1、 新聞發布會涉及的新聞時間的要點；

2、 組織發展簡史；

3、 技術手冊——如果發布會的目的在于推介一種新產品或新機器；

4、 發言人個人介紹及照片；

5、其他如通訊卡、名片等供記者、編輯日后加以聯系。

新聞通稿和背景材料的封面也應加以留意，要打印有公司標志，以建立公眾認知。房間設置


新聞發布會所用的房間大小主要取決于與會的攝影記者。電視攝影記者比報刊攝影記者所占的空間要大。如果電視攝像機在房間后排，那么公司發言人應在房間前排就座；如只有報刊記者與會，發言人就可以坐在記者中，當有人提問時就走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就容易營造出一種友好氣氛。


房間大小要多加留心。房子空間大、人員少，給人的印象是新聞發布會的內容新聞價值不大。與其這樣，還不如在一個小點兒的房間里好：滿屋座無虛席，還有一些人站在過道里，給人的印象是肯定有很重要的消息！不要讓新聞發言人坐在鏡子、窗戶或其它反射光線的背景之前，以防鏡頭效果受損。

   
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