訂艙時，除了正常的單據外，還須提供以下單據：危險品貨物中英文說明書(副本)、海運出口危險貨物包裝容器使用鑒定結果單、海運出口危險貨物包裝容器性能鑒定結果單(紙箱包裝)注：有時需提供裝箱證明。

進口涂料的生產商、進口商或者進口代理商（以下稱備案申請人）根據需要，可以向備案機構深圳檢驗檢疫局申請進口涂料備案。

備案申請人遞交備案申請表時，需提交以下資料：1、備案申請人的《企業法人營業執照》的復印件（加蓋印章），需分裝的進口涂料的分裝廠家《企業法人營業執照》的復印件（加蓋印章）。進口涂料生產商對其產品中有害物質含量符合中國有關法律法規的聲明。2、關于進口涂料產品的基本組成成分、品牌、型號、產地、外觀、標簽及標記、分裝廠商和地點、分裝產品標簽等有關材料（以中文文本為準） 

深圳檢驗建議局收到備案申請后，應在5個工作日內審查備案申請人資格、備案申請表和所提供的資料，并發出《進口涂料備案申請受理情況通知書》。符合規定要求的，接受備案申請；不符合規定要求的，按照《進口涂料備案申請受理情況通知書》要求進行補充的整改相關資料后，可重新提出申請

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