1.會場布置:
      明陽天下會議服務團隊針對不同的會議性質及與會人數的多少確定會場布置以何種性質展現。布置形式有：課桌式、劇院式、“u”字型、“t”字型等。
      2.茶水布置:
      工作人員會為與會人員準備好茶水，檢查工作臺里的茶包、水壺、開水是否充足。客人入座后，及時為客人倒一杯茶，俗稱“迎客茶”。一般每隔15-20分鐘添加一次茶水。
      3.音樂布置:
      音響控制人員提前半小時到達音響室做好準備，播放背景音樂。根據會議流程及會議內容，在需要的時候播放音樂背景。
      4.器材管理:
      工作人員會在會前半個小時開啟會議有關區域的照明設備、空調、音響、話筒、攝影儀等，保證設備的正常使用。
      5.安全管理:
      確保會議場所的防火檢查，會前檢查安全出口是否通暢，安全疏散指示標志、應急照明是否完好；消防設施、器材和消防安全標志是否在位、完整；檢查所有器材是否安全用電；做好與會人員登記，避免可能發生的危險狀況發生；并保證會議過程中有專職安全人員全程跟進。
      6.應急管理:
      根據會議性質，針對會議過程中的突發狀況，制定會議應急預案。在不影響會議質量和會議效果的情況下，確保會議的順利進行。
      7調試好相關設備，如音響、投影儀、視頻、麥克風等，并確保其正常使用，根據情況提前打開空調，調整好室溫，開燈。 
      8準備并擺放好會議需要物品。如（會議桌、會議椅、茶水、茶葉、臺簽等）. 
      9茶水用具：茶具統一干凈、無破損，按會議人數配放，并準備好備用杯子：水具準備充分，加好開水；茶葉準備充足，會前水杯放好茶葉擺放到位（要求：杯子擺放在客人右上角約50公分位置，杯柄與桌面約成45度，同排杯子成一條直線）
      10根據會務組的具體要求，將水果、鮮花、臺簽、文具用品等擺放在指定位置，要求排放整齊劃一。（除特別要求，臺簽擺放在客人正前方桌子中間位置，水果、濕巾、紙抽應擺放在兩位客人中間，以方便兩人使用；鮮花擺放在臺、發言席或會議桌中間位置。）以上各項準備工作應在會前30分鐘準備完畢。
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