企業檔案管理注意事項五、涉密檔案的管理

　　大型或特大型企業的產品往往涉及到國家（企業）的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和一個企業經濟發展的成敗，關系到企業建設的進程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。 
        1、涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。
        2、層層提高企業檔案管理人員與涉密人員的素質。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。 
        3、加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。 
      4、做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本企業工作的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。根據國家秘密事項：絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。 
      5、注重檔案情況變化的調整檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。
     

標題是檔案文件最重要的部分嗎？
      莎士比亞的劇作《羅密歐與朱麗葉》中有這樣一段敘述：“姓名本來是沒有意義的；我們叫做玫瑰的這一種花，要是換了名字，它的香味還是同樣的芬芳。”與之不同的是，每件檔案文件或每個檔案文件夾的名稱會在利用者查閱和使用它們時產生強烈的導向作用。當你在檔案文件管理系統中發現，許多檔案文件的標題和命名，都存在不同程度的缺乏準確性和指向性，或文不對題，內容與標題不一致，或使用術語和縮寫時，指向不明。那么如何給檔案命名這一議題的確該引起檔案工作者的注意了。
      大多數機構都形成了關于如何給檔案、文件合理命名的指南性標準文件。標題，在英國政府的檔案文件管理工作中，屬于強制性元數據字段。在大多數情況下，當我們用計算機錄入文件的名字或創建一個電子郵件的主題行后，系統將自動捕獲該字段并保存為文件名。當人們利用檔案自動化查詢系統進行關鍵詞搜索時，標題也是搜索引擎查詢到關于目標檔案的最小詞條。
     
      一個檔案夾或一件檔案的標題應讓人了解此檔案產生的背景和主題。好的標題可以幫助我們在查詢中快速識別哪些是有價值檔案，哪些可以忽略不計。更加理想的是，標題可以幫助自動分類和搜索軟件程序達到我們的預期。標題可能不是檔案中最有用的部分，但沒有一個好標題，我們不可能在第一時間內找到所需檔案。